Ein kleines Werkzeug für eine konkrete Aufgabe.
BorstWerk E-Rechnung ist ein kostenloses Open-Source-Windows-Werkzeug für kleine Unternehmen, Selbstständige und Vereine. Es erzeugt aus einer bereits vorhandenen PDF-Rechnung eine ZUGFeRD-/Factur-X-E-Rechnung im Profil EN 16931. Das Ergebnis ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten; die Verarbeitung läuft vollständig lokal auf dem eigenen Rechner.
BorstWerk E-Rechnung ist ein Werkzeug der BorstWerk-Werkzeugfamilie. BorstWerk entstand aus konkreten Aufgaben im eigenen Alltag und im Umfeld von Familie und Freunden: Wenn für eine reale Aufgabe kein passendes kleines Werkzeug vorhanden war, entstand daraus manchmal ein eigenes. E-Rechnung folgt derselben Grundidee – die Aufgabe lösen, ohne daraus unnötig eine Plattform zu machen.
Sie ist ausdrücklich kein Rechnungsprogramm. Sie schreibt keine Rechnung, vergibt keine Rechnungsnummer, führt keine Buchhaltung, verwaltet keine Kunden, erstellt keine Mahnungen und versendet keine E-Mail von sich aus.
Gedacht ist sie für den Fall, dass die Rechnung schon fertig ist – geschrieben mit Word, Excel, LibreOffice, einer Branchenlösung oder sonst einem Programm – und daraus jetzt eine E-Rechnung werden soll.
Status: Version 0.3.0 ist veröffentlicht.
Aktuelle Version: 0.3.0
Für Windows 10 und Windows 11 (64 Bit):
- MSI-Installer herunterladen – empfohlen für die normale Installation und Updates
- Portable ZIP herunterladen – ohne Installation verwendbar
- SHA-256-Prüfsummen
Release Notes zu Version 0.3.0
- vorhandene ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen in einem getrennten read-only Prüfmodus technisch untersuchen
- verständliche Befunde mit nachrangigen technischen Kennungen sowie deutschem Datums- und Betragsformat
- steuerliche Angaben und Verkäuferidentifikation im Formular sichtbar trennen
- Positionen auch aus mehrseitigen PDFs übernehmen, wenn die vollständige Tabelle einschließlich Summengrenze auf einer Seite steht
- Installerbau gegen die Verwendung alter Programmdateien absichern
- dokumentierter Standardstand ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2 mit CII D22B und aktualisierte Währungscode-Prüfung
Alle Einzelheiten stehen in den Release Notes zu Version 0.3.0.
Über E-Rechnung prüfen … öffnet sich ein getrennter read-only Prüfmodus für bereits fertige ZUGFeRD-/Factur-X-Hybridrechnungen. Er zeigt technische Dokument- und Anhanginformationen, gelesene CII-Kerndaten, Summen, Befunde und eine SHA-256-Prüfsumme, ohne die Quelldatei zu verändern. Ein begonnener Erzeugungsvorgang bleibt erhalten.
Diese technische Bestandsaufnahme ist keine vollständige EN-16931- oder PDF/A-Konformitätsprüfung. Der Checker repariert oder verändert keine Datei. Bekannte XRechnung-/Order-X-Anhänge werden als nicht unterstützte Formate erkannt, aber nicht fachlich ausgewertet.
- eine vorhandene PDF-Rechnung auswählen und örtlich prüfen
- eine bereits fertige ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung ausschließlich lesend technisch untersuchen
- vorhandenen PDF-Text auslesen und das Formular damit vorbelegen
- die erkannten Angaben kontrollieren, korrigieren und ergänzen
- wiederkehrende eigene Firmendaten einmalig hinterlegen
- eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung im Profil EN 16931 erzeugen
- die strukturierten Rechnungsdaten als XML in eine PDF/A-3-Datei einbetten
- das Ergebnis erneut öffnen und gegenprüfen
- einen Prüfbericht mit SHA-256-Prüfsumme schreiben
- einen E-Mail-Entwurf als
.eml-Datei für das vorhandene Mailprogramm vorbereiten
Die Original-PDF wird dabei ausschließlich gelesen und niemals verändert.
- kein Rechnungsprogramm: Sie schreibt keine Rechnungen und vergibt keine Rechnungsnummern
- keine Buchhaltung, keine Kundenverwaltung, kein Mahnwesen
- kein automatischer E-Mail-Versand – der Entwurf wird vorbereitet, abgeschickt wird er von Hand
- keine Texterkennung (OCR) für eingescannte Rechnungen
- keine Übernahme von Rechnungspositionen aus beliebigen Tabellen – nur aus klar aufgebauten, und dann geschlossen oder gar nicht
- keine Steuer- oder Rechtsberatung: Ob eine Rechnung inhaltlich und steuerlich richtig ist, kann die Anwendung nicht beurteilen
- keine Zusicherung, dass sich jede beliebige PDF verarbeiten lässt
- keine Verarbeitung kennwortgeschützter oder rechtebeschränkter PDFs
- keine Veränderung digital signierter PDFs
Bitte öffnen Sie nach dem ersten Start zunächst Einstellungen und hinterlegen Sie dort Ihre eigenen Firmendaten. Dazu gehören insbesondere Firmenname und Anschrift sowie – soweit vorhanden – USt-IdNr. oder Steuernummer, Registerkennung, E-Mail-Adresse und Bankverbindung.
Wenn Sie keine USt-IdNr. haben: Eine E-Rechnung muss den Rechnungssteller eindeutig ausweisen. Dafür genügt eine dieser drei Angaben – USt-IdNr., Registerkennung (etwa die Handelsregisternummer) oder die Lieferanten- beziehungsweise Kreditorennummer, die Ihr Kunde Ihnen mitgeteilt hat. Eine Steuernummer allein reicht dafür nicht aus; sie ist eine zulässige zusätzliche Angabe, aber keine Ersatzkennung. Die Lieferantennummer tragen Sie je Rechnung im Formular ein, weil sie bei jedem Kunden eine andere ist.
Diese Angaben dienen nicht nur als Vorlage für wiederkehrende Felder. Sie helfen der Anwendung auch dabei, in einer PDF zuverlässig zu unterscheiden, wer Rechnungsteller und wer Rechnungsempfänger ist. Ohne gespeicherte Firmendaten kann der Rechnungsteller bei der ersten PDF deshalb bewusst leer bleiben und muss dann von Hand eingetragen werden.
Die Firmendaten werden lokal gespeichert und können jederzeit geändert werden.
- PDF auswählen und prüfen. Die vorhandene Rechnung wird geprüft und als Vorschau angezeigt.
- Rechnungsdaten prüfen und ergänzen. Erkannte Angaben stehen im Formular; fehlende oder unsichere werden ergänzt.
- Sichtbare Rechnung und strukturierte Daten vergleichen. Vor der Erzeugung ist ausdrücklich zu bestätigen, dass beides übereinstimmt.
- E-Rechnung erzeugen und prüfen. Die strukturierte XML wird erstellt, gegengeprüft und in die PDF/A-3-Datei eingebettet.
- Speichern und E-Mail vorbereiten. Die fertige Datei und der Prüfbericht werden abgelegt,
auf Wunsch dazu ein
.eml-Entwurf.
PDF auswählen und analysieren
Rechnungsdaten prüfen und ergänzen
E-Rechnung speichern und E-Mail-Entwurf vorbereiten
Bei digital erzeugten PDFs liest die Anwendung den bereits vorhandenen Text örtlich aus und füllt das Formular damit vor. Erkannt werden unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdatum, Währung, die Käuferangaben aus dem Adressblock, die eigenen Angaben aus der gespeicherten Firmenvorlage, IBAN und BIC sowie Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag samt Steuersätzen.
Jeder erkannte Wert bleibt sichtbar und änderbar. Unsichere Werte werden gekennzeichnet oder gar nicht erst übernommen.
Rechnungspositionen werden aus klar aufgebauten Tabellen übernommen: genau ein eindeutiger Tabellenkopf im gesamten Dokument, die vollständige Tabelle einschließlich Summengrenze auf derselben Seite, die Steuersätze 7 % oder 19 %, und die Summe der Positionen muss die Summe im Dokument treffen. Weitere PDF-Seiten dürfen Deckblätter oder Begleittext, aber keine unterstützten Tabellenköpfe oder unter der gewählten Tabellengeometrie vollständig parsebaren Positionszeilen enthalten. Über Seiten fortgesetzte Tabellen werden nicht übernommen. Passt eine dieser Bedingungen nicht, wird keine einzige Position übernommen und die Tabelle ist von Hand zu erfassen – eine halb ausgefüllte Tabelle sähe fertig aus und wäre falsch. Haben Sie bereits selbst Positionen eingetragen, bleiben diese unangetastet.
Bei der Mengeneinheit kommt es darauf an, was in der Rechnung steht:
- Steht dort eine unterstützte Einheit – Stück, Stunde, Kilogramm oder Meter, in einer eigenen Spalte oder direkt hinter der Menge –, wird sie übernommen.
- Nennt die Rechnung gar keine Einheit, werden die Positionen trotzdem übernommen und das Feld bleibt leer. Beide Schritte sagen Ihnen, bei wie vielen Positionen das so ist. Bitte ergänzen Sie die Einheit; ohne sie entsteht keine Rechnung. Ein stillschweigend eingesetztes „Stück“ wäre bei einer Stundenrechnung nicht aufgefallen.
- Steht dort eine Einheit, die diese Anwendung nicht kennt, wird die ganze Tabelle nicht übernommen.
Der direkte Weg. Geeignete PDFs werden unverändert übernommen und um die fehlenden PDF/A-3-Bestandteile ergänzt. Der Text der Rechnung bleibt dabei Text. Dieser Weg hat immer Vorrang.
Die sichtbare Kopie. Fehlt einer Datei nur die Einbettung der verwendeten Schriftarten und lassen sich ihre Seiten zuverlässig darstellen, kann die Anwendung stattdessen eine sichtbare Kopie erzeugen: Sie stellt jede Seite örtlich dar und baut daraus ein neues Dokument. Das geschieht nie automatisch – Sie müssen ausdrücklich zustimmen, und vorher steht dort, was es kostet:
- Das Original bleibt unverändert.
- Der sichtbare Seiteninhalt bleibt erhalten.
- Der Text der neuen Datei ist danach nicht mehr markierbar und in der Anzeige nicht mehr durchsuchbar.
- Verknüpfungen und Formularfunktionen gehen verloren.
- Die Datei kann größer werden.
- Die Rechnungsdaten selbst bleiben über die eingebettete XML vollständig maschinenlesbar – für den Empfänger einer E-Rechnung ist das der Teil, der zählt.
Was abgelehnt wird. Die sichtbare Kopie ist kein Rettungsanker für jede problematische Datei. Abgelehnt werden weiterhin beschädigte PDFs, solche mit Öffnungs- oder Besitzerkennwort, digital signierte, solche mit aktiven Inhalten wie JavaScript – und solche, an denen weitere Anhänge hängen, die in einer sichtbaren Kopie verloren gingen. In jedem Fall nennt die Anwendung den Grund und, wo möglich, was sich im Ausgangsprogramm umstellen lässt.
Eingescannte Rechnungen. Eine reine Bild-PDF lässt sich verarbeiten, sofern sie sonst geeignet ist. Ihre Rechnungsdaten werden dabei aber nicht aus dem Bild gelesen – eine Texterkennung gibt es nicht. Die Anwendung sagt das geradeheraus und erfindet nichts; die Angaben sind von Hand zu erfassen.
Die gesamte Verarbeitung läuft auf Ihrem Rechner.
- Rechnungsdaten bleiben örtlich.
- Keine Cloud-Verarbeitung, kein Webdienst, keine Cloud-KI.
- Kein Benutzerkonto, keine Anmeldung.
- Keine Telemetrie, keine Werbung.
- Rechnungen, Anschriften und Bankverbindungen werden nicht übertragen.
- Die Original-PDF wird nur gelesen.
- Eine E-Mail wird nie ohne Ihr Zutun versendet.
Wiederkehrende Angaben lassen sich einmalig hinterlegen: Firmenname und Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Registerkennung, E-Mail-Adresse, Kontoinhaber mit IBAN und BIC, Standardwährung, Zahlungsbedingungen, ein Standardtext für die E-Mail und das Ausgabeverzeichnis. Sensible Angaben wie die IBAN werden unter Windows geschützt abgelegt.
Zu jeder erzeugten E-Rechnung entsteht ein Prüfbericht. Er hält fest:
- die erzeugte Datei mit Größe und SHA-256-Prüfsumme
- Rechnungsnummer, Beteiligte und Standardangaben
- die festgestellten Fehler und Warnungen
- welche Prüfungen tatsächlich gelaufen sind
- auf welchem Weg die PDF verarbeitet wurde – direkt übernommen oder als sichtbare Kopie
Die installierte Anwendung führt ihre eingebauten Prüfungen aus. Unabhängige Referenzwerkzeuge gehören zur Entwicklung und zur Freigabe und werden nicht mitinstalliert. Hat keine externe Prüfung stattgefunden, schreibt der Bericht genau das – eine nicht durchgeführte Prüfung wird nie als bestandene dargestellt.
- Windows 10 oder Windows 11, 64 Bit
- eine vorhandene PDF-Rechnung
Mehr wird nicht gebraucht. Die Anwendung bringt alles Nötige mit; weder .NET noch Java müssen nachinstalliert werden.
Für die normale Nutzung ist das MSI-Installationspaket vorgesehen. Es installiert standardmäßig nur für den aktuellen Benutzer und kommt ohne Administratorrechte aus. Es legt einen Eintrag im Startmenü an, auf Wunsch zusätzlich eine Desktopverknüpfung, und lässt persönliche Einstellungen bei der Deinstallation unangetastet. Alternativ gibt es eine portable ZIP-Fassung, die sich ohne Installation starten lässt.
Die wichtigsten stehen oben unter „Was die Anwendung bewusst nicht kann“ und „Welche PDFs sich
verwenden lassen“. Ausführlich: docs/KNOWN-LIMITATIONS.md.
Einen Fehler gefunden oder eine Idee für BorstWerk E-Rechnung?
Bitte keine echten Rechnungen oder andere Dateien mit vertraulichen, personenbezogenen oder Bankdaten hochladen. Verwenden Sie nach Möglichkeit anonymisierte oder künstliche Beispieldaten.
KI-gestützte Entwicklung: Bei der Entwicklung von BorstWerk E-Rechnung werden generative KI-Werkzeuge unterstützend eingesetzt. Anforderungen, Architekturentscheidungen, Code, Tests, Validierung und Releases werden durch den Projektverantwortlichen geprüft. Die Verantwortung für die veröffentlichten Versionen liegt beim Projektverantwortlichen.
BorstWerk ist ein privates, nicht-kommerzielles Projekt für kleine Werkzeuge und Arbeitsmodelle, die aus konkreten Problemen im eigenen Alltag und im Umfeld von Familie und Freunden entstanden sind oder daraus weiterentwickelt wurden.
Die gemeinsame Idee lautet:
Nicht jede Aufgabe braucht eine Plattform. Manchmal braucht sie einfach ein Werkzeug.
Wo es zur Aufgabe passt, arbeiten BorstWerk-Projekte lokal, ohne Benutzerkonto, Werbung oder Telemetrie. Grenzen werden bewusst dokumentiert. Jedes Projekt bleibt eigenständig und soll nicht künstlich zu einer Plattform wachsen.
Derzeit gehören unter anderem dazu:
- BorstWerk E-Rechnung – dieses Werkzeug
- BorstWerk GoBD-Doku – in Entwicklung
- KI-Regeln – Werkzeugkasten für kontrollierte KI-Arbeit; öffentliche Veröffentlichung in Vorbereitung
Übersicht: github.com/Borstwerk
Entwicklerinnen, Entwickler und Mitwirkende finden Hinweise zu Aufbau, Bauen und Tests in
DEVELOPMENT.md.